Wat is certificatie?
Een certificaat is een getuigschrift of bewijsstuk: een schriftelijke verklaring die de leverancier aan zijn klant geeft om hem ervan te overtuigen dat de geleverde producten of diensten aan zijn verwachtingen zullen voldoen. Het certificaat verklaart dat iets echt, veilig, zuiver of wat dan ook is.
Wat is een audit?
Een audit is een beoordeling van het nakomen van de afspraken zoals deze zijn vastgelegd in het certificatie schema. De auditor bekijkt of wordt voldaan aan de eisen zoals deze in het certificatieschema zijn genoemd. Niet meer maar ook niet minder. De audit betreft een steekproef, niet alles zal tijdens de audit worden gezien. Wel zullen tijdens het toelatingsonderzoek of initiële audit alle onderwerpen worden behandeld.
Het toelatingsonderzoek of initiële audit wordt uitgevoerd door een gekwalificeerde certificatiedeskundige. Hij/zij onderzoekt of aan alle gestelde eisen wordt voldaan. Wanneer blijkt dat dit nog niet het geval is worden afspraken gemaakt over de nog te corrigeren zaken en de termijn waarbinnen dit zal gebeuren. Na afronding van het toelatingsonderzoek legt de certificatiedeskundige de resultaten van het onderzoek vast in een rapport. Dit rapport wordt, vergezeld van een advies over certificaatverlening voorgelegd aan de beslisser.
Hoe verloopt een audit?
Voorafgaande aan de audit wordt een overeenkomst afgesloten waarin is vastgelegd wat de scope is van het onderzoek en zijn de spelregels en voorwaarden bekend gemaakt. Ook zijn de kosten opgenomen en is wat de duur is van de audit onder normale omstandigheden.
Zodra de overeenkomst is afgesloten, wordt met u één of meerdere data afgesproken waarop de audit zal plaatsvinden. Vanuit de planning ontvangt u een bevestiging, vanuit de auditor een detail auditplanning.
Op het aanvraagformulier heeft aanvrager aangegeven voor welke rollen de audit wordt aangevraagd. Het is verplicht dat een organisatie zich voor alle rollen laat auditeren die men aanbiedt en/of uitvoert. Kiwa stel vast of de aanvrager de juiste rollen heeft aangevraagd, dan wel dat er ook voor een/andere rol(len) moet worden geauditeerd.
In de auditplanning staat per tijdseenheid genoemd welke onderwerpen zullen worden behandeld. Aan de hand van deze planning kunt u bepalen welke documenten beschikbaar moeten zijn en vooral welke medewerkers hierbij aanwezig moeten zijn.
Bij voorkeur vindt de audit plaats op de werkplek van de medewerker die past bij het betreffende onderwerp.
Het is niet noodzakelijk documenten uit te printen, wanneer u de informatie op het scherm kunt laten zien is dit prima.
De audit start altijd met een openingsgesprek. Tijdens dit gesprek stellen de aanwezigen zich aan elkaar voor, wordt de planning besproken en worden eventuele bijzonderheden doorgenomen.
Indien de auditor voor de 1e keer aanwezig is bij de organisatie is het wenselijk dat een korte toelichting of presentatie over de organisatie wordt gegeven.
Tijdens de audit zal een rondgang door het bedrijf worden gedaan. De auditor zal dit in zijn planning meenemen.
Tijdens de audit wordt gezocht naar conformiteit, anders gezegd de auditor onderzoekt of u aan de schema eisen voldoet. Tijdens de audit kan het voorkomen dat iets niet in orde is, dit kan resulteren in een Aandachtspunt, een Tekortkoming of een Kritische tekortkoming.
Geheimhouding: Binnen de overeenkomst wordt verwezen naar de algemene voorwaarden, in deze voorwaarden is de geheimhouding opgenomen. Alles wat de auditor ziet en of vastlegt zal vertrouwelijk worden behandeld. Daarnaast wordt op basis van de AVG slechts beperkt persoonsinformatie vastgelegd. In de basis blijft dit beperkt tot de namen van de geïnterviewden.
Hoe voorbereiden op een audit?
De audit wordt uitgevoerd op basis van de door U aangegeven rol of rollen volgens onderstaand schema:
Voorbereiden voor medewerkers:
De auditor zal naast de documentatie interviews uitvoeren om vast te stellen dat hetgeen is vastgelegd ook op die wijze wordt uitgevoerd. Om dit vast te stellen zullen interviews worden gehouden met de medewerkers. Het is van belang dit vooraf te communiceren met de medewerkers. De auditor zal de medewerker over het algemeen vragen zijn of haar eigen werkzaamheden uit te leggen en waar mogelijk te laten zien. Om de medewerkers goed voor te bereiden kan het zinvol zijn de documentatie die te maken heeft met de werkzaamheden van de medewerker te bespreken. Mocht een medewerker het heel spannen vinden informeer de auditor hier dan over zodat hij hier gepast mee om kan gaan.
Mocht u geen tijd vrij kunnen maken of anderszins hulp nodig hebben met het opzetten van een kwaliteitssysteem dan kunt u contact zoeken met een externe advies partij. Via internet zijn voldoende aanbieders te vinden.
